Bài học case này: - Khi nhập khẩu 1 lô hàng phải có kế hoạch, mốc thời gian dự kiến càng chi tiết càng tốt - Kiểm tra kĩ thật kĩ các bên có liên quan đến lô hàng - Giám đốc, chưa chắc giỏi mọi thứ. - Đừng quá tin tưởng người quen một cách mù quáng Xin lưu ý, Hưng là sale logistics, Hưng chỉ tìm cách để xử lí vấn đề chứ không giỏi về nghiệp vụ, nếu có sai sót gì anh/chị có thể góp ý. ----------------------- Chào mọi người, Hôm nay cuối tuần tháng 6, Hưng dành thời gian viết lại case này chia sẻ lại toàn bộ quá trình thực hiện case này. Đây là một case full các trình tự từ lúc tiếp xúc khách hàng rồi làm quen để sales, rồi tham gia làm hàng, đàm phán, hỗ trợ, khó khăn, thất vọng,..... Bài viết này sẽ dài, rất rất dài và Hưng không viết dành cho người chỉ tìm hiểu nghiệp vụ xuất khẩu, Hưng chia sẻ chung, mong các bạn làm logistics cũng đọc được bài này, các chủ doanh nghiệp có thời gian xem để review lại. Hưng sẽ cố gắng tóm lại ngắn nhất có thể. -------- Khách hàng này Hưng tìm được trên webxuatnhapkhau.com/ vào khoảng ngày 22/04/2019 Chị khách hàng này lên diễn đàn hỏi thủ tục nhập xe bồn tưới nước từ TQ về VN. Lúc đó Hưng cũng thật là đang bí khách do làm sale cũng chưa lâu, chưa có nguồn khách hàng quen thuộc, lang thang lên các diễn đàn xem thông tin về ngành xuất nhập khẩu, logistics, các bài viết trên diễn đàn hỏi để học hỏi thêm. Mình thấy 1 bài viết hỏi về thủ tục nhập khẩu xe bồn tưới nước từ TQ về VN, suy nghĩ ờ thì cmt để lại thông tin thôi, họ liên hệ thì giao cho phòng Log - phòng thủ tục kiểm tra các chứng từ cần thiết để nhập khẩu. Ai ngờ sáng hôm sau, chị khách gọi cho mình nói chị thấy em cmt để lại số điện thoại nên chị gọi hỏi: Chị nhận được thông tin từ sếp là tìm mua xe bồn tưới nước từ Trung Quốc về. Công ty chị không chuyên về mặt hàng này, đây là lần đầu tiên nhập khẩu, do khách hàng của công ty chị đặt hàng nhờ mua dùm, xem xét từ cuối năm ngoái đến bây giờ mới chốt. Hưng: dạ vậy chị cần em hỗ trợ vấn đề gì? Chị khách: chị không biết rõ cái này nhập là tiêu chuẩn euro 3 hay 4, với thuế nhập khẩu bao nhiêu Hưng: Dạ, để em ghi lại và nhờ phòng Log kiểm tra, có gì em trả lời chị qua email, chị cho em xin email. Chị khách: ok,........ Hưng cũng tìm thông tin rồi tra thuế xem cách nào nhập để giảm thuế cho chị vì hàng xe bồn này là xe chuyên dụng, nếu nhập về để làm dự án sẽ được miễn thuế NK. Tiếp đó là phần nói chuyện, làm quen tìm hiểu khách hàng, chị khách này học kế toán nhưng ko có duyên với ngành mà toàn làm Nhập hàng, sale lúc còn trẻ thì đi hiện trường làm hải quan. Qua cách nói chuyện thì Hưng thấy là rất cứng, nghiệp vụ cực kỳ vững, khả năng làm việc rất tốt, hiệu quả cao. Hiện tại làm partime cho công ty, rồi kinh doanh hàng kim khí, tự nhập hàng qua đường tiểu ngạch về bán online. --- Hưng gửi mail cho phòng Log và tìm hiểu các thông tin, nghị định về nhập khẩu xe tải thì được biết từ năm 2017, các xe nhập khẩu đều phải áp dụng tiêu chuẩn khí thải Euro 4. Phòng kiểm tra thủ tục báo lại kết quả: Xe ô tô nhập khẩu hiện tại tất cả đều phải đáp ứng tiêu chuẩn Euro 4. Nếu mẫu xe chưa có tại Việt Nam thì phải làm Kiểm tra chất lượng nhà nước, nếu đã có rồi thì không cần, chỉ cần đi đăng kiểm thôi. Phí thủ tục khai quan thì bình thường. Trong thời gian Hưng cùng chị khách này tra cứu văn bản pháp luật để kiểm tra quy định, thủ tục để nhập khẩu thì sếp của chị đi tìm 1 đơn vị logistics người quen, họ trả lời là chỉ cần tiêu chuẩn euro 3 là nhập được rồi. Ngày Hưng nhận được thông tin là ngày 27/04/2019. Tất cả các thông tin Hưng đều tìm hiểu trên website của chính phủ, có văn bản rõ ràng, không hiểu thế nào mà bên kia trả lời vậy cho được. Quá tức, 2 chị em gọi nói chuyện với nhau, Hưng khẳng định là mình làm việc tất cả thông tin phản hồi đều có văn bản của nhà nước, đâu có kiểu nói bừa đâu. Chị cũng nói luôn là làm ca này khó, không chắc làm được với Hưng vì sếp chị có quen 1 đơn vị khác, cũng là đơn vị trả lời về thủ tục nhập xe theo tiêu chuẩn Euro 3. Ok, Hưng thì cũng không phải vì chuyện này mà không hỗ trợ chị tiếp, Hưng vẫn check giá vận chuyển, khai báo hải quan, đăng kiểm và trucking nhưng địa chỉ không rõ chỉ biết là hàng nhập về Hải Phòng, làm thủ tục xong rồi trucking lên Thái Nguyên,.... để chị làm dự toán. Trong thời gian này thì vẫn không có gì gấp gáp, sếp chị quyết định mua hàng, đi kiểm tra mấy bên và quyết định chọn 1 đơn vị sản xuất xe, thời gian sx là 25 ngày. Phương thức thanh toán là TT: 30%, L/C: 70%, L/C 70% là vốn vay ngân hàng. Thời hạn giao hàng trễ nhất theo L/C là ngày: 28/06 Hợp đồng bán hàng cho khách tại VN là 20/7 xe phải ở tại kho của khách hàng tại VN. Đây là hợp đồng 3 bên: CTY A SX ở TQ CTY B là công ty trading ở VN - Chị khách của mình CTY C là công ty cuối cùng mua hàng Hưng nói chuyện với chị đến khoảng ngày 22/05/2019 thì bắt đầu trouble xảy ra từ ít tới nhiều. Sếp chị yêu cầu ghi chi tiết xe vào hợp đồng, từng thông số kĩ thuật mặc dù đã có catalogue đính kèm. Mấy hàng này nhạy cảm, không nên show nhiều thông tin, bớt được chút nào hay chút đó. Không hải quan nào biết hết tất cả các mặt hàng, nếu hàng bình thường hay nhập thì họ biết, xe bồn tưới nước lâu lâu mới nhập 1 lần, họ cũng không chuyên đến mức nhìn tất cả thông số rồi soi được, họ chỉ xem trên chứng từ là chính. Show chi tiết quá có từng điểm để soi. Rốt cuộc thì cũng thuyết phục được sếp không show chi tiết xe vào hợp đồng. L/C là vốn vay ngân hàng nên dù là mua hàng theo incoterm FOB thì ngân hàng yêu cầu mua bảo hiểm, chị hỏi Hưng là nên mua bảo hiểm bên nào thì cái này Hưng không rành, chỉ thấy khách hàng thường mua của "Bảo Việt" nên cũng giới thiệu chị hỏi thử bên này. Về khoản bảo hiểm thì thật sự cái này Hưng không rành nhưng có học về nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên nếu có thời gian Hưng sẽ viết 1 bài về những gì Hưng học về bảo hiểm. Ngày 05/06/2019, chị nhờ Hưng giúp giải thích với người bán về L/C. Rất nhiều nhà cung cấp TQ họ không rành gì về XNK, tiếng Anh cũng không tốt. Làm việc với anh Sale manager này là đủ thứ chuyện luôn, cực kỳ mệt rồi thêm kế toán công ty chị nữa. Phần này anh/chị nào làm chủ công ty, doanh nghiệp nên xem kĩ để review lại doanh nghiệp, công ty mình. Từ thời điểm này đến hết T6 là giông bão. Hưng nhắc lại về thông tin hợp đồng này và timeline: Hàng hóa: Xe bồn tưới nước Incoterm 2010: FOB Thanh Toán: TT 30%, L/C 70% (bằng vốn vay ngân hàng) CTY A là nhà SX ở TQ CTY B là Trading ở VN CTY C là người dùng cuối ở VN. L/C sẽ được lập trước 2 ngày khi nhà sx hoàn thành hàng hóa, dự kiến hoàn thành ngày SX là ngày 20/06. Vậy L/C sẽ được mở vào ngày 18/06. Theo L/C thời gian cuối cùng giao hàng là 28/06/2019 Thời gian hợp đồng bán hàng B và C là 20/07 hàng phải có mặt tại kho của C. Ngày 05/06 Hưng liên lạc với nhà cung cấp để giải thích về L/C cho nhà cung cấp. Sale manager này tên là Brulce nhưng Hưng ghi tên nhầm là Bluce. Họ nói cần xác nhận L/C trước khi chuyển hàng. Hưng nói rằng theo hợp đồng thì sau khi nhà cung cấp hoàn thành sản xuất xe thì L/C sẽ trong mở trong vòng 2 ngày. Tất nhiên là L/C sẽ được gửi để anh ta xác nhận trước khi gửi hàng. Anh hãy hoàn thành việc sản xuất và thông báo chho chúng tôi, chúng tôi sẽ mở L/C khi nhận được thông báo từ anh. Nhà cung cấp này không hiểu về phương thức thanh toán bằng L/C. Hàng hóa mua theo term FOB nhưng nhà cung cấp này lại muốn book tàu vận chuyển, anh ta lo lắng nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển, anh ta sẽ không lấy được tiền. Anh ta hỏi rằng hàng hóa nếu là do bên Hưng sắp xếp chuyện vận chuyển thì đơn vị logistics không giao chứng từ cho anh ta trong thời gian quy định của L/C thì phải làm sao? Do điều kiện L/C trong hợp này là after 20 days B/L. (sau 20 ngày kể từ ngày tàu chạy) Hưng đã giải thích với Brulce: đây là một phương thức thanh toán an toàn qua ngân hàng, chúng tôi đã nộp 70% tiền hàng còn lại qua ngân hàng mở L/C. Anh có thể liên hệ với ngân hàng nhận thông báo L/C tại nước anh có phải chúng tôi đã kí quĩ số tiền này. Ok, anh ta đã hiểu và nói lại: Lưu ý là thời gian vận chuyển phải thông báo trước cho anh ta và hợp lệ để anh ta có thể rút tiền. Theo L/C là ngày 28/06 là hạn chót giao hàng thì nếu ngày 20/06 anh ta sản xuất xong và trucking ra cảng làm thủ tục hải quan cũng mất thêm vài ngày mà lịch book tàu lại sau ngày 28/06 thì chứng từ không hợp lệ. Note: Mặc dù không rành về L/C nhưng phần này Brulce cũng rất kĩ, làm đến sale manager CTY SX xe chuyên dụng cũng không đơn giản, đầu toàn sạn. Trung Quốc có ngày nghỉ lễ Tết nữa năm, Hưng nắm thông tin và chị nhờ đốc thúc nhà sản xuất để đảm bảo tiến độ công việc. Song song đó là Hưng làm việc với chị khách, cập nhật tiến độ công việc của Brulce để chị theo dõi, đốc thúc làm L/C, chuẩn bị chứng từ nhập khẩu. Toàn bộ chứng từ, tài liệu kĩ thuật để nhập khẩu xe bồn này là Hưng tra cứu mỗi ngày, chạy 2 3 bên hỏi, rồi gọi qua cục đăng kiểm ở HP để hỏi thông tin. Công ty Hưng thì ở HCM mà hàng này nhập về Hải Phòng nên làm việc thông qua đại lý ở HP. Hàng hóa này là một hàng hóa đặc biệt và đại lý bên Hưng cũng chưa có kinh nghiệm làm hàng này nên cũng phải tìm hiểu, đi gặp các bên làm đăng kiểm để kết nối, kiểm tra thủ tục. Tốn công sức rất nhiều. Nếu không kĩ, khách chọn bên mình làm dịch vụ thì ảnh hưởng khách, vướng hồ sơ, thủ tục rồi tiền lưu cont, lưu bãi khách hàng chịu, ảnh hưởng người ta. Mà lỡ khách không chọn bên mình thì lại khó xử với đại lý, tốn nhiều công sức như vậy, mất thời gian của đại lý, họ phải chạy đi mấy bên để hỏi thủ tục, giấy tờ, chuẩn bị cho đăng kiểm, rồi ảnh hưởng đến uy tín đại lý, uy tín mình. Hỏi đủ nơi mà không làm, không khác gì đi dò giá. Nhập khẩu xe bồn này thì đăng kiểm là phần căng não nhất, nên chứng từ phải đầy đủ, chuẩn nhất có thể, không thì chi hơi bị nhiều hoặc không được phải tái xuất. Nhiều đêm Hưng phải thức tra cứu văn bản, bên đại lý thì cũng phải chạy kiếm đường lo lót sẵn. Có ngày nói hỏi chứng từ đăng kiểm thôi mà khan cả giọng, hàng khó mà, 1 chút không cẩn thận thì hậu quả khôn lường. Ok. Rồi cũng đến ngày Hưng báo giá cho chị khách, lô hàng này vận chuyển bằng cont Flatrack 40'. Trước đó thì Hưng cũng đã báo giá cước vận chuyển từ tháng 5 rồi, nhưng qua tháng 6 thì giá khác phải check lại và chốt giá final bao gồm: Vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan, đăng kiểm, trucking nội địa. Khi báo giá vận chuyển Hưng yêu cầu Shipper làm MSDS để chắc chắn vì hàng này có ắc qui, dầu, nhớt nên phải đảm bảo cho hãng tàu. Điều này không bắt buộc có trong bộ chứng từ nhưng cần cẩn thận, nếu không có hãng tàu không nhận thì lại delay. Shipper này không biết MSDS là gì, anh ta nói chưa từng làm và hỏi ngược lại bên anh chọn hãng tàu gì cùi quá vậy, hãng tàu ở nước chúng tôi không bao giờ yêu cầu cái này, tôi đã có hơn 10 năm kinh nghiệm. Báo giá thì Hưng làm việc với chị khách từ đầu nên báo trước, giá rất thấp vì chị em làm với nhau 2 tháng từ lúc chưa có cái gì đến lúc này thì cũng không phải kì kèo mấy đồng nữa. Lô hàng này Hưng lời cước vận chuyển quốc tế 250$ cho cont flatrack từ Shanghai về Hải Phòng giá O/F là 1475$, các phí khác còn lại (Khai hải quan, đăng kiểm, trucking nội địa) tổng lợi nhuận chỉ có 1.500.000 VNĐ so với giá gốc là để chia lợi nhuận cho đại lý. Làm việc với nhau Hưng biết sếp chị rất kĩ, muốn tìm giá tốt nhất, Hưng cũng mong lấy được hàng để 2 chị em vui vẻ làm việc tiếp. Bên kia cũng làm một báo giá, chị gửi cho Hưng xem thì TRỜI ƠI: Giá bên kia đắt không phải thường. - Khai quan hơn mình 5,5 triệu - Đăng kiểm hơn mình 2 triệu - Trucking hơn mình 1 triệu - Vận chuyển quốc tế thì hơn mình 200$ Chị khách nói là chị tổng hợp giá 2 bên trình sếp để sếp chọn, cũng nói là Hưng hỗ trợ từ đầu đến giờ, giá bên Hưng tốt Hưng báo giá là thứ 3 ngày 11/06, đến ngày 17/06 thì chị feedback lại, nghe câu này thì Hưng cũng biết là fail rồi. Không làm được Hưng cũng hơi buồn, khách theo 2 tháng, bỏ biết bao nhiêu công sức mà lô hàng này lời không bao nhiêu so với những gì mình đã bỏ ra. Bên kia không đụng đến chứng từ 1 ngày, còn tư vấn sai tiêu chuẩn khí thải nữa, toàn bộ chứng từ để nhập khẩu và đăng kiểm là Hưng chuẩn bị từng chút một, giá thì cũng thấp hơn nhưng vẫn không bằng được quan hệ, xém chút nữa là Hưng mất niềm tin vào việc tạo giá trị, cũng muốn làm ăn chụp giựt như bao người cho khỏe, không phải trách nhiệm nhiều, đỡ nặng lòng, tiền kiếm được dễ hơn, nhiều hơn. Nhưng nghĩ lại fail thì thôi, dù sao cũng là một bài học đáng giá. Quen được chị khách này, ăn hành ngập mặt, biết được những lục đục trong vận hành, có khối kinh nghiệm xnk nhờ case này. Tiếp phần fail báo giá, nhưng làm việc cũng có tình cảm, Hưng vẫn hỗ trợ chị làm tiếp case này. Ngày 13/06, Hưng nhắc chị báo kế toán làm draft L/C gửi cho Shipper nhưng vẫn chưa có, mặc dù đã có timline rồi. Hưng và chị khách phải nhờ Shipper gửi mail qua cc sếp bên chị vào để giục kế toán làm L/C draft. Đến cuối ngày, 8h tối mới có L/C draft gửi nhà cung cấp Vụ này thì còn ác liệt hơn, kế toán công ty chị nói là theo luật thanh toán quốc tế thì L/C sẽ thanh toán trong 45 ngày. Có cái luật nào mà quy định vậy đâu. L/C thanh toán khi nào thì tùy theo thỏa thuận giữa người bán và người mua thôi. Khi lập L/C thì theo hợp đồng đã kí, dự kiến là ngày 25/06 phải giao hàng nhưng do tiến độ gấp quá nên dời ngày giao hàng đến 28/07. Shipper thay đổi thông tin ngân hàng thanh toán, ngân hàng thanh toán T/T là 1 ngân hàng, ngân hàng thanh toán L/C là một ngân hàng khác. Các sếp công ty chị sợ bị hack nên yêu cầu làm phụ lục hợp đồng, nhắn tin, email confirm đủ thứ. Đồng thời lúc này shipper nói thay đổi tên model sản phẩm, do liên quan đến phần SKU gì đó bên họ. Hưng công nhận là có thể xảy ra trường hợp hack nhưng vì thay đổi thông tin ngân hàng, thay đổi tên model sản phẩm mà phải làm 1 cái phụ lục là điều quá thừa thải. Chỉ cần thay đổi thông tin trên hợp đồng và yêu cầu đối tác kí lại là được. Tiền cọc đã chuyển trước rồi. Chưa nói đến việc thay đổi model sản phẩm thì khi làm thủ tục hải quan, đăng kiểm sẽ có 2 tên sản phẩm có thể gây khó khăn khi làm thủ tục. Nói mãi các bác không nghe, muốn kĩ, muốn chắc nhưng không biết cách. Hưng và chị khách xử lí: Nhờ shipper kí cả 2 bản, 1 bản hợp đồng đã thay đổi thông tin, 1 bản hợp đồng giữ nguyên + phụ lục. Lúc này shipper phát bực vì yêu cầu thay đổi thông tin 2 3 lần, nếu thay đổi tên sản phẩm thì phải sửa lại toàn bộ chứng từ: INV, Packling List, tài liệu kĩ thuât,.... Rồi chưa nói chuyện kí tên, đóng dấu kế toán không chịu bắt làm lại. Shipper khùng luôn, kí nhầm bên A và B. Đến 6h chiều còn sai, họ bực quá kêu để đó đi hết giờ làm việc rồi, mai tính. :)) Ngày 15/06, chị báo lại các sếp kêu phí vận chuyển từ Hải Phòng về Thái Nguyên cont FR 40ft giá dưới 10 triệu. Hưng vẫn đốc thúc shipper kí và gửi lại, ngày 15/06 là thứ 7. Shipper không trả lời luôn. Thứ 7 này kế toán báo chốt mua bảo hiểm Bảo Việt Thứ 2 ngày 17/06, kế toán yêu cầu shipper ở Trung Quốc gửi hợp đồng gốc và yêu cầu cung cấp bảo hiểm để làm L/C. Chẳng hiểu nổi: Thứ 7 chỉ mới chốt mua bảo hiểm bên nào mà thứ 2 đã yêu cầu phải có. SWIFTCODE của Shipper bị sai, ngân hàng báo check lại, kế toán yêu cầu sau khi sửa kí lại hợp đồng. Ngày này cũng là ngày Hưng biết rớt đơn hàng. 1 ngày êm xuôi không có gì xảy ra. Buổi chiều thì shipper gửi hình ảnh xe đã hoàn thành, sơn xong xuôi màu đỏ sậm. Sáng thứ 3 ngày 18/06, các sếp bên chị báo là màu sơn xe không đúng, sao không phải đỏ tươi mà đỏ sậm mà trước đó toàn bộ chứng từ, hợp đồng chị đều show cho Hưng xem và cả email nội bộ là không có 1 yêu cầu hay xác nhận nào về màu sơn bây giờ lại nói màu sơn không đúng. Anh/chị làm xnk, mua hàng nên rút kinh nghiệm, sếp muốn yêu cầu gì viết mail confirm đi, không nói miệng. PHẦN NÀY HẤP DẪN, MỌI NGƯỜI NÊN ĐỌC Thứ 2, ngày 17/06 chị hỏi mình là không làm được có buồn thì mình biết kết quả đã quyết định từ trước rồi, có thể là trước đó các sếp đã quyết định chọn đơn vị nào mà chị không nói cho mình thôi. Ngày 18/06, chị hỏi Hưng là Bulk Vesel và Flatrack thì đi cái nào rẻ tốt hơn, shipper không đồng ý đi flatrack. Cái này hơi lạ! Hưng cũng khó hiểu, không biết nhà cung cấp này muốn gì. Qua tin nhắn của chị thì chắc mọi người nghĩ là local charge ở đầu xuất cao quá, mua hàng theo term FOB, người bán phải chịu mọi chi phí, thủ tục đến khi hàng giao lên tàu bao gồm cả Local charge at Origin (phí tại đầu xuất). NHƯNG MÀ! Làm sao mà local charge chênh lệch cao vậy được, TQ xuất hàng về VN biết bao nhiêu loại hàng, không phải riêng một loại hàng này và nó cũng không quá đặc thù. Trouble ở đây. Sếp chị đồng ý chọn dịch vụ bên kia take care lô hàng, họ liên hệ với shipper và đề xuất 1 đại lý của họ tại Trung Quốc, shipper sẽ book tàu qua đại lý này. Mọi người cẩn thận. Giá local charge đại lý báo cho shipper cao ngất ngưởng, cao gấp 3 lần bình thường. Ahaha! Hóa ra là cty fwd bên VN này thông báo cho đại lý bên China charge phí shipper cao lên để lấy tiền 2 đầu. Shipper nói là nếu đi Bulk Vessel thì local của họ chỉ có 2889 RMB= 420 USD Còn nếu là container Flatrack 40ft thì local charge là 7390 RMB=1074 USD. Làm quái gì có cái chuyện local charge tuyến Trung Quốc mà lên đến 1000 USD=23 triệu cho chi phí bốc dở hàng hóa (THC, BILL OF LADING, SEAL,..) Nghe là thấy bất hợp lí rồi. Vì sao mà Hưng biết được? Từ khi bắt đầu làm việc với nhà cung cấp này, họ không hề biết Hưng là một fwd. Anh ta chỉ biết là Hưng phụ trách về L/C và logistics. Mặc dù sếp chị đã chọn bên dịch vụ khác nhưng Hưng vẫn hỗ trợ trao đổi với nhà cung cấp và đây: Câu trả lời tại sao phí local charge lại cao như vậy. This's your agent offer me - Đây là đại lý của bạn đề nghị cho tôi.
Nghĩa là đại lý làm hàng này là được chỉ định. Ban đầu Hưng cứ nghĩ là bán FOB thì shipper tự tìm fwd trong nước làm hàng đến cảng. Nhưng mà cty fwd này lại chỉ định một đại lý ở TQ và bắt shipper phải chọn để thu phí local charge.
0 Comments
Leave a Reply. |
Tác giảStorm Hưng - Làm việc tại công ty Logistics, Hưng tiếp xúc nhiều khách hàng và được chia sẻ, dấn thân vào những bài học trả số tiền lớn và rất lớn. Lưu trữCategories |